WHISTLEBLOWING –  PROCEDURA ED OBIETTIVI

  1. CONTESTO DI RIFERIMENTO

Il Legislatore ha approvato il D.lgs 24/2023 (c.d. “Legge sul Whistleblowing”) il quale ha definito, tra l’altro:

  1. gli aspetti di tutela del soggetto, come individuato dall’art. 3 della Legge sul Whistleblowing, che effettua una segnalazione;
  2. gli obblighi degli Enti e delle Società in termini di divieto di atti ritorsivi e non discriminazione dei segnalanti e tutela della riservatezza degli stessi;
  3. la necessità della presenza di uno o più canali (con modalità informatiche) che consentano ai soggetti segnalanti di presentare le segnalazioni garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della  persona   comunque   menzionata   nella segnalazione,  nonché  del  contenuto  della  segnalazione  e  della relativa documentazione;
  4. la necessità di sentire sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali di cui all’articolo 51 del decreto legislativo n. 81 del 2015 prima di attivare i predetti canali di segnalazione;
  5. le condizioni per l’effettuazione di una segnalazione esterna;
  6. il divieto di atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del segnalante per motivi collegati alla segnalazione;
  7. la necessità di prevedere nel sistema disciplinare adottato ai sensi dell’articolo 6, comma 2, lettera e) , del decreto n. 231 del 2001 sanzioni nei confronti di coloro che accertano essere responsabili degli illeciti di cui al comma 1 dell’art. 21 della Legge sul Whistleblowing.
  8. INTRODUZIONE AL WHISTLEBLOWING

Il “whistleblowing” è la segnalazione compiuta da un soggetto che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si accorge di un illecito, un rischio o una situazione di pericolo che possa arrecare danno all’azienda/ente per cui lavora, nonché a clienti, colleghi, cittadini, e qualunque altra categoria di soggetti.

La Società, sensibile alle tematiche etiche e di corretta condotta del proprio business, ha implementato dei sistemi interni  di  segnalazione  delle  violazioni  per  consentire  ai  soggetti  individuati  dalla  legge  di segnalare  violazioni  di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, ivi incluse le violazioni del Codice Etico ovvero del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01.

La Legge sul Whistleblowing individua:

  1. i soggetti che possono attivare una segnalazione;
  2. gli atti o i  fatti  che  possono  essere  oggetto  di segnalazione,  nonché i  requisiti  che le segnalazioni  devono prevedere per poter essere prese in considerazione; 
  3. le modalità attraverso cui segnalare le presunte violazioni e i soggetti preposti alla ricezione delle segnalazioni;
  4. il processo  di  istruttoria  ed  eventualmente  di  investigazione  nel  momento  in  cui  viene  effettuata  una segnalazione; 
  5. la garanzia della riservatezza e della protezione dei dati personali del soggetto che effettua la segnalazione e del soggetto eventualmente segnalato e dei dati contenuti nella segnalazione;
  6. il divieto di ritorsioni ed il divieto di discriminazione nei confronti del soggetto segnalante.

 

  1. OGGETTO

Scopo del presente documento è rappresentare le modalità operative per la gestione delle segnalazioni e delle eventuali conseguenti investigazioni, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Nel campo di applicazione della procedura non sono invece ricomprese le fattispecie escluse dalla Legge sul Whistleblowing, tra cui:

  1. a) contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovra ordinate;
  2. b) segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea;
  3. c) segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

 

  1. OBIETTIVI

Scopo del presente documento, è quello di far emergere episodi di illiceità o irregolarità all’interno della Società, chiarendo e rendendo agevole il ricorso alla segnalazione da parte del segnalante e rimuovendo eventuali fattori che possano ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto.

L’obiettivo della procedura è dunque, da una parte, quello di fornire al segnalante chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuti, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni e, dall’altra, quello di informarlo circa le forme di tutela e riservatezza che gli vengono riconosciute e garantite.

Garantire la condivisione, il rispetto e la declinazione, nella vita lavorativa dei propri interlocutori, dei valori della Società.

 

  1. DIPARTIMENTI E SOGGETTI COINVOLTI

L’ ufficio e la funzione coinvolta nelle attività previste dalla presente procedura è:

Direzione generale

  1. DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA
  2. Oggetto e requisiti della segnalazione

Al fine di facilitare le segnalazioni sono stati definiti i seguenti canali:

  • attraverso il  software  “Whistleblowing”,  quale  canale  alternativo  di  segnalazione  idoneo  a  garantire,  con modalità  informatiche,  la  riservatezza  dell’identità  del  segnalante,  in  ossequio  alla  normativa  (di  seguito,  il “Software”). Verranno esposte in bacheca e consegnate ad ogni singolo dipendente le modalità di accesso al Software;
  • chiamata al cellulare n. 3382176792.

 La  Società  potrebbe  prendere  in  considerazione  anche  segnalazioni  anonime,  ove  queste  si  presentino adeguatamente  circostanziate 1 ,  e  rese  con  dovizia  di  particolari,  siano  cioè  tali  da  far  emergere  fatti  e  situazioni relazionandoli a contesti determinati (es.: prove documentali, indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.).

La segnalazione – anche quella non anonima – deve essere circostanziata e avere un grado di completezza ed esaustività più ampia possibile.  Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire ai soggetti competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, quali: 

  1. una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione;
  2. le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;

iii.  le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);

 

  1. gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;
  2. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
  3. ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Affinché  una  segnalazione  sia  circostanziata,  tali  requisiti  non  devono  necessariamente  essere  rispettati contemporaneamente, in considerazione del fatto che il segnalante può non essere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste.

Attraverso  il  canale  informatico  e  quindi  tramite  il  Software  il  segnalante  verrà  guidato  in  ogni  fase  della segnalazione  e  gli  verranno  richiesti,  al  fine  di  circostanziare  al  meglio  la  stessa,  una  serie  di  campi  da  compilare obbligatoriamente rispettando i requisiti richiesti.

È indispensabile che gli elementi indicati siano conosciuti direttamente dal segnalante e non riportati o riferiti da altri soggetti.

 

  1. GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI

Una volta ricevuta la segnalazione secondo i canali previsti nella presente procedura la gestione della stessa è articolata in quattro fasi:

  1. protocollazione e custodia;
  2. istruttoria;
  3. investigazione e comunicazione dell’esito;
  4. archiviazione.

 

  1. Protocollazione e custodia

Nel caso la segnalazione avvenga tramite il Software, sarà il Software stesso a prevedere una protocollazione completa e riservata in conformità con la normativa di riferimento.  Nel caso di comunicazioni cartacee o con altri mezzi, ricevuta la segnalazione, il soggetto responsabile, assegna al segnalante uno specifico ID alfanumerico e procede a protocollare su un registro informatico e/o cartaceo gli estremi della segnalazione, in particolare: 

  • giorno e ora;
  • soggetto segnalante;
  • oggetto della segnalazione;
  • note;
  • stato della segnalazione (da compilare ad ogni fase del processo, ad es. istruttoria preliminare, istruttoria e comunicazione delle evidenze emerse, archiviazione).

Considerato il rischio che la modalità di trasmissione cartacea non garantisca la riservatezza del segnalante al fine di proteggerne  la  riservatezza  di  precisa  che  la  segnalazione  verrà  inserita  in  due  buste  chiuse:  la  prima  con  i  dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.

Entrambe verranno poi inserite in una terza busta  chiusa  che  recherà  all’esterno  la  dicitura  “riservata”  al  gestore  della  segnalazione.

La  documentazione  verrà conservata a cura del gestore della segnalazione.

 

  1. Istruttoria

L’istruttoria preliminare ha lo scopo di verificare la fondatezza della segnalazione ricevuta. A tal fine il responsabile

delle gestione della procedura di investigazione valuta i contenuti effettuando un primo screening e:

  • laddove rilevi da subito che la stessa sia palesemente infondata procede all’archiviazione immediata;
  • laddove la  segnalazione  non  sia  ben  circostanziata  richiede,  laddove  possibile,  ulteriori  informazioni  al segnalante. Nel caso in cui non sia possibile raccogliere informazioni sufficienti a circostanziare la segnalazione e avviare l’indagine questa viene archiviata;
  • in caso la segnalazione appaia circostanziata con elementi di fatto precisi e concordanti procede con le fasi dell’istruttoria.

 

  1. Istruttoria e comunicazione dell’esito

L’istruttoria è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni pervenute e ad acquisire elementi  utili  alla  successiva  fase  di  valutazione,  garantendo  la  massima  riservatezza  sull’identità  del  segnalante  e sull’oggetto della segnalazione.

L’istruttoria ha lo scopo principale di verificare la veridicità delle informazioni sottoposte ad indagine, fornendo una descrizione puntuale dei fatti accertati, attraverso procedure di audit e tecniche investigative obiettive. 

Il soggetto incaricato dell’investigazione è ZUFFOLI DONATELLA (CONFARTIGIANATO DI FERRARA).

È compito di tutti cooperare con il soggetto incaricato dell’investigazione nello svolgimento della stessa.

Di ogni investigazione, il soggetto incaricato dell’investigazione prepara un report finale contenente almeno: 

  • i fatti accertati;
  • le evidenze raccolte;
  • le cause e le carenze che hanno permesso il verificarsi della situazione segnalata.

All’esito delle investigazioni, quando riscontri l’infondatezza della segnalazione ricevuta, il soggetto responsabile procede all’archiviazione della segnalazione e, ove possibile, ne da comunicazione al segnalante.  

Nel  caso  in  cui  la  segnalazione  risulti  fondata,  il  soggetto  incaricato  dell’investigazione  attiva  i  responsabili aziendali per intraprendere le dovute e più opportune azioni mitigative e\o correttive.  F.B.  S.p.A.    Prot n. 163/23 Rev.    pag. 5  /  6

 Trasmette l’esito dell’istruttoria alla funzione risorse umane per l’eventuale avvio di procedimenti disciplinari volti a comminare, se del caso, sanzioni disciplinari in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile e dai contratti collettivi di lavoro di riferimento.

 

  1. Archiviazione

Al  fine  di  garantire  la  tracciabilità,  la  riservatezza,  la  conservazione  e  la  reperibilità  dei  dati  durante  tutto  il procedimento, i documenti sono conservati e archiviati sia in formato digitale, tramite il Software, sia attraverso cartelle di rete protette da password sia in formato cartaceo, in apposito armadio messo in sicurezza.

Tutta la documentazione sarà conservata, salvi gli ulteriori termini di legge nei casi espressamente previsti, per 10 anni dalla data di chiusura delle attività.

Ai sensi della legge vigente e delle procedure aziendali in materia di privacy, viene tutelato il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle segnalazioni.

 

  1. LA TUTELA DEL SEGNALANTE

L’intero processo deve comunque garantire la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva.

A tale scopo, in conformità alla normativa vigente, la Società ha istituito una serie di meccanismi volti alla tutela del segnalante non anonimo, prevedendo:

  1. la tutela della riservatezza del segnalante;
  2. il divieto di discriminazione nei confronti del segnalante.

 

  1. La tutela della riservatezza del segnalante

L’utilizzo del Software garantisce la completa riservatezza del segnalante, in quanto solo il soggetto responsabile può accedere alla segnalazione.

In caso di segnalazioni effettuate tramite eventuali altre modalità, i destinatari, una volta ricevuta e protocollata la segnalazione, assegnano al soggetto segnalante uno specifico ID anonimo. A tutela della riservatezza del segnalante, l’ID sarà utilizzato in tutti i documenti e comunicazioni ufficiali nel corso dell’attività istruttoria.

Nell’ambito dell’eventuale procedimento disciplinare instaurato a carico del segnalato:

  • se i  fatti  addebitati  fossero  fondati su  accertamenti  distinti  ed  ulteriori  rispetto  alla segnalazione,  anche  se conseguenti alla stessa, l’identità del soggetto segnalante non potrà essere rivelata;
  • se i fatti addebitati fossero fondati in tutto o in parte sulla segnalazione, l’identità del segnalante può essere rivelata al/ai soggetto/i coinvolto/i dalla segnalazione stessa, ove ricorrano contemporaneamente due requisiti:
  • il consenso del soggetto segnalante;
  • la comprovata necessità da parte del segnalato di conoscere il nominativo del segnalante ai fini di un pieno esercizio del diritto di difesa.

 

  1. Il divieto di discriminazione nei confronti del segnalante

Il soggetto segnalante non potrà essere sanzionato, licenziato o sottoposto a qualsiasi misura discriminatoria, diretta  o  indiretta,  avente  effetti  sulle  condizioni  di  lavoro  per  motivi  collegati  direttamente  o  indirettamente  alla segnalazione.

Per misure discriminatorie si intendono le azioni disciplinari ingiustificate, le molestie sul luogo di lavoro, eventuali modifiche delle mansioni o della sede di lavoro ed ogni altra modifica peggiorativa delle condizioni di lavoro che si ponga come  forma  di  ritorsione  nei  confronti  della  segnalazione.  Il  soggetto  segnalante  che  ritiene  di  aver  subito  una discriminazione per aver effettuato una segnalazione deve darne notizia circostanziata al responsabile della gestione del canale interno della Società. 

Il soggetto segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione può agire in giudizio nei confronti dell’autore della  discriminazione  e  anche  nei  confronti  della  Società  –  qualora  la  Società  abbia  partecipato  attivamente  alla discriminazione. Si tenga conto che, in tal caso, la legge prevede un’inversione dell’onere della prova e sarà, dunque, la  Società  a  dover  dimostrare  che  la  modifica  delle  condizioni  di  lavoro  del  segnalante  non  traggono  origine  dalla segnalazione.

  1. INFRAZIONE DELLA PROCEDURA

La  mancata  osservanza  della  presente  procedura  comporta  per  i  dipendenti  della  Società  la  possibilità  di applicazione del Sistema Disciplinare della Società, in linea con quanto previsto dalla normativa applicabile e dai contratti collettivi di lavoro di riferimento.

 

 
  

Elaborato ed approvato il 14 dicembre 2023

 

1   Una segnalazione può ritenersi circostanziata se consente  di individuare elementi di  fatto ragionevolmente sufficienti per avviare un’investigazione (ad es.: l’illecito commesso, il periodo di riferimento ed eventualmente il valore, le cause e la finalità dell’illecito, la società/divisione interessata, le persone/unità coinvolte, l’anomalia sul sistema di controllo).